Como gerenciar turmas e audiências

O dia a dia vai exigir que você acompanhe as inscrições nas suas turmas para saber se existem pessoas para aprovar, se as vagas foram preenchidas ou se a lista de presença já foi gerada.

É possível ainda que você precise imputar dados de turmas já finalizadas no nosso sistema, para concentrar em um só lugar o histórico de treinamentos síncronos e assíncronos da sua empresa.

Por isso, daremos detalhes e dicas de como gerenciar os eventos e turmas da sua empresa.

Gestão de inscrições

Quem pode se inscrever nas turmas?

Turmas pertencem aos eventos, que por sua vez são um tipo de conteúdo. Sendo assim, este conteúdo deve necessariamente existir em algum espaço.

Desta forma, eventos são visualizados por todas as pessoas de um espaço público ou pelas pessoas que estão em pelo menos um time de um espaço privado. E são estas pessoas que visualizam o evento que poderão se inscrever em suas turmas.

Outra regras muito importante é que apenas usuários ativos podem ser inscritos ou marcar presença em uma turma.

No dia a dia, essas definições serão essenciais para que você consiga administrar seus eventos da melhor forma!

Aprovar pré-inscrições

Turmas com pré-inscrições são ideais para treinamentos com poucas vagas, em que você precisa analisar quem pode ou não participar da capacitação. Para aprovar a pré-inscrição de uma pessoa em uma turma, siga os passos abaixo.

1. Quando estiver em um conteúdo Evento, clique no botão Audiência.
2. Na aba Inscrições, vá para a Lista de pessoas.
3. Clique no menu Status, na direita, e selecione a opção Aprovar Inscrição.
4. Pressione o botão Pronto para fechar a modal.

Inscrever pessoas manualmente em uma turma

Dependendo do tipo de turma, ou do processo que você esteja seguindo para gerenciar as capacitações, pode ser necessário inscrever manualmente algum participante.

Se este for o seu caso, siga os passos abaixo.

1. Quando estiver em um conteúdo Evento, clique no botão Audiência.
2. Na aba Inscrições, vá para a área Inscreva pessoas manualmente.
3. Digite pelo menos três caracteres e espere a busca retornar os resultados.
4. Ao ver a pessoa que deseja inscrever, clique no Botão +.
5. Quando a mensagem Inscrição confirmada aparecer, você poderá fechar a modal pressionando o botão Pronto.

Remover pessoas de uma turma

Caso algum estudante não possa participar do treinamento e você precise liberar a vaga para novas inscrições, é possível remover a pessoa da lista de inscritos. Para isso, siga os passos abaixo.

1. Quando estiver em um conteúdo Evento, clique no botão Audiência.
2. Na aba Inscrições, vá para a Lista de pessoas.
3. Clique no menu Status, na direita, e selecione a opção Negar inscrição.
4. Pressione o botão Pronto para fechar a modal.

Como os estudantes podem se inscrever em turmas?

Seus estudantes possuem autonomia para realizarem as próprias pré-inscrições e inscrições em turmas. Confira no nosso artigo Eventos: Inscrição em turmas como é essa a experiência.

Gestão de presença

Marcar presença manualmente de uma pessoa já inscrita

Caso você precise marcar presença para algum estudante, é possível buscá-lo na listagem de pessoas e alterar seu status. Para isso, siga os passos abaixo.

1. Quando estiver em um conteúdo Evento, clique no botão Audiência.
2. Na aba Presença, vá para a Lista de pessoas.
3. Clique no menu Status, na direita, e selecione a opção Presente.
   1. Caso o evento tenha sido configurado com nota, você deverá informar o valor entre 0 a 100 que o estudante tirou na avaliação.
4. Pressione o botão Pronto para fechar a modal.

Marcar presença manualmente de uma pessoa não inscrita na turma

Em alguns casos, as pessoas acabam não se inscrevendo previamente na turma, entretanto acabam comparecendo ao treinamento. Se isso acontecer na sua capacitação, não se preocupe. Siga os passos abaixo e registre a presença desse público.

1. Quando estiver em um conteúdo Evento, clique no botão Audiência.
2. Na aba Presença, vá para a área Marque presença manualmente.
3. Digite pelo menos três caracteres e espere a busca retornar os resultados.
4. Ao ver a pessoa que deseja inscrever, clique no Botão +.
   1. Caso o evento tenha sido configurado com nota, você deverá informar o valor entre 0 a 100 que o estudante tirou na avaliação.
5. Quando a mensagem Presença confirmada aparecer, você poderá fechar a modal pressionando o botão Pronto.

Como os estudantes podem confirmar sua presença na turma

Para marcar presença, os estudantes devem informar o código de presença ou ler o QR code durante o período entre os 15 minutos finais da turma até 24 horas após o seu término.

Após esse período, somente um administrador poderá confirmar presença por aquela pessoa.

Tem dúvidas sobre como é a experiência da pessoa estudante na confirmação de presença? Confira no nosso artigo Eventos: Marcar presença como participantes do treinamento poderão marcar a presença na turma de forma autônoma.

Exclusão de turma

Você consegue excluir a turma de uma evento presencial clicando nos três pontinhos e, em seguida, selecionar a opção de Deletar. Porém, se algum usuário estiver com presença marcada na turma, não será possível exclui-la.

Dica de engajamento

Quer aumentar a taxa de participação nos seus treinamentos síncronos? Que tal combinar as funcionalidades Eventos e turmas + App + Notificações?

1. Incentive seus colaboradores a baixar o Learning Rocks app, disponível nas lojas Google Play e App Store. Se quiser compartilhar QR codes para facilitar o download, é só baixar nossa imagem de apoio.
2. E crie uma régua de comunicação com pushs:
   1. 7 dias antes da capacitação;
   2. 1 dia antes (com um É amanhã);
   3. e uma notificação no dia do treinamento.