Gestão de usuários em massa

Atualizado 26/8/20 por João Tupinambá

Para que serve o arquivo CSV?

O arquivo CSV serve para fazer a gestão de usuários em massa.

Ele pode ser usado para convidar usuários, atualizar determinados usuários, colocar os líderes de usuário, username, tipo de usuário, etc.

Como eu faço para montar e subir um arquivo CSV?

Valores separados por vírgula (ou CSV, de Comma-Separated Values) é um formato de arquivo que armazena dados em formato de tabela como arquivos de texto.

Este tipo de arquivo pode ser feito via qualquer planilha de excel, sendo apenas necessário salvar o arquivo como CSV.

Em um arquivo de CSV:

  • Cada coluna é separada por uma vírgula ou algum outro delimitador;
  • A quebra de linha separa as linhas.
É necessário salvar seu arquivo no formato CSV UTF-8, ok? Se você utilizar o Google Sheets para montar o seu arquivo, esse formato será o padrão.

Os arquivos CSV são usados para fazer o cadastro em massa de novos usuários no Skore ou para atualizar informações de usuários já existentes com a mesma facilidade.

Aqui apresentaremos o novo funcionamento da gestão em massa de usuários do Skore. Apresentaremos também exemplos de casos de uso comuns.

Para isso, precisamos apresentar os campos usuais de um usuário e os dois que servem para controlar o funcionamento do CSV - id e action.

Um usuário do Skore quando criado possui os seguintes campos que podem ser preenchidos:

  • Email: E-mail do usuário. Formato deve ser: @email.com;
  • Name: Nome do usuário. Suporta números, letras e caracteres especiais;
  • Username: Username do Usuário. É um campo livre que geralmente é utilizado para identificar um usuário na plataforma, pode ser um CPF, ID de funcionário, etc. Suporta números, letras e caracteres especiais;
  • Role: Permissão do usuário - student, expert ou admin. Se nada for explicitado ao criar/convidar um usuário, por padrão a permissão é student;
  • Password: Senha do usuário. Deve possuir no mínimo 6 caracteres;
  • Teams: Times de que este usuário participa. Para colocar mais de um, deve-se utilizar duas barras "//" como separador. Ao criar/convidar/atualizar usuários, pode-se inserir nesse campo tanto times existentes como times novos, os quais serão criados automaticamente;
  • Leaders: Líderes deste usuário (pode-se utilizar tanto o e-mail como o username do líder). Para colocar mais de um, deve-se utilizar duas barras "//" como separador;
  • Language: Idioma em que este usuário acessará a plataforma - Caso não seja preenchido, o usuário terá como definido o idioma padrão do ambiente que ele está acessando. As opções são pt-BR (português), en-US (inglês), es-ES (espanhol);
  • Id: O campo id é um identificador único, ou seja, podemos encontrar um usuário através dele. Este campo no CSV pode ser preenchido ou com o campo e-mail do usuário ou username, a depender de qual dos campos você utiliza para identificar cada usuário.
  • Action: O campo action determina a ação a ser executada naquela linha. As possíveis ações são: CREATE (cria um novo usuário), INVITE (convida um usuário para cadastrar na plataforma) e OVERWRITE (sobrescreve os campos de um usuário existente).

Para cada tipo de ação determinados campos são obrigatórios.

  • CREATE (criar) : Nome (name), senha (password) e e-mail ou username (depende de qual identificador você deseja usar); ** Quando você cria com um usuário com senha, ele não recebe nenhum tipo de comunicação proativa da Skore, sendo papel do administrador da plataforma comunicar o usuário que ele deve se logar no ambiente e informar o e-mail e senha padrão cadastrado à ele.
  • INVITE (convidar): email - lembrando que o campo senha (password) não pode ser preenchido quando se escolhe essa ação;
  • OVERWRITE (sobrescrever / atualizar): O campo ID deve ser preenchido com e-mail ou username.

Caso você queira apagar determinada informação de um usuário, basta inserir o valor [DELETE] na célula desejada juntamente com a ação OVERWRITE.

Por exemplo, vamos supor que você tenha um usuário em 2 times e deseja removê-lo desses dois. Para isso, basta que você suba um CSV com a coluna action preenchida com OVERWRITE, a coluna id com e-mail/username e a coluna teams com [DELETE].

Não é necessário inserir todos os campos no CSV para subir. Apenas os que são obrigatórios, o campo action para criar e convidar usuário, e o campo id para sobrescrever. Porém, para cada campo (coluna) colocado, a ação (action) será executada para todas as colunas preenchidas do CSV, sendo que a célula que ficar vazia, não será considerada. Ou seja, nada acontecerá com um campo não preenchido no arquivo.

Exemplo

Neste exemplo, acontecerão três coisas: o usuário de e-mail joao@email.com terá seu nome trocado/atualizado para "João Paulo"; o usuário de e-mail maria@email.com terá seus times atualizados para Time 1 e Time 2 e o usuário de username 'jose123' será removido de todos os times dos quais ele fazia parte.

Metadados

Qualquer campo diferente dos citados acima vão ser considerados pelo CSV como um metadado. Um metadado aparece como mais um campo disponível para uso nos relatórios do Looker.

A funcionalidade de metadados está disponível apenas para clientes com o pacote de Looker Premium. Clique aqui para saber mais sobre este pacote.

Casos de uso comuns

Aqui apresentamos alguns casos de uso mais comuns para a gestão de usuários em massa através do CSV no Skore.

Criar um usuário novo

Muitos clientes utilizam essa ação para que os usuários não precisem configurar sua própria senha e possam logar-se pela primeira vez rapidamente.

Para criar um usuário novo é necessário utilizar a ação CREATE com um identificador único (e-mail ou username), um nome e uma senha. Não é possível criá-lo sem eles. Não é necessário ter e-mail E username. Mas também não há problema criar usuários com os dois campos.

Exemplo com e-mail
Exemplo com username

Convidar um usuário para a plataforma

Diferente da criação de um usuário, o 'Convidar usuário' toma como premissa que o administrador deseja que seus usuários recebam um convite e configurem sua própria senha antes do primeiro acesso.

Para convidar um usuário novo é necessário utilizar a ação INVITE com um e-mail para envio do convite. Caso convide o mesmo usuário mais de uma vez, o convite em funcionamento será o mais recente, ou seja, o último a ser enviado.

Para convidar um usuário, não deve-se preencher o campo password (senha). Caso, por engano, você convide um usuário com o campo "password" preenchido, essa senha será desconsiderada pelo nosso sistema e o usuário deverá configurar uma senha antes do seu primeiro acesso, ok?

Alterar um campo comum do usuário

Para alterar algum campo do usuário é necessário utilizar a ação OVERWRITE com os campos que deseja mudar e o identificador único daquele (ou daqueles) usuário(s). Lembre-se de que o identificador pode ser o nome ou o username. A ação OVERWRITE literalmente substitui as informações existentes pelas novas, portanto, tenha cuidado ao adicionar times ou líderes.

* Para adicionar times a um usuário que já faz parte de alguns times, é necessário colocar todos os times e adicionar o time novo no campo 'teams' (time) e na colina action (ação), colocar como overwrite.

Se quiser utilizar a ação OVERWRITE, certifique-se de que o usuário já foi criado. Isso é muito importante para evitar erros no processamento.
Exemplo: Mudar o nome de 'João' para 'João Henrique'
Exemplo: Mudar times e o nome de um usuário

Alterar um identificador único do usuário (e-mail ou username)

Para alterar o identificador único de um usuário é necessário colocar na coluna id o identificador que não será alterado ou o identificador antes da alteração. Por exemplo, se você deseja mudar o e-mail você pode colocar na coluna id o username ou o e-mail utilizado antes da alteração. Se você deseja alterar o username você pode colocar o username antes da alteração ou o e-mail do usuário.

Alterar o e-mail (utilizando o username do usuário)
Alterar o username (utilizando o e-mail do usuário)

Apagar campos de um usuário

Neste caso, é necessário utilizar a ação OVERWRITE e preencher os campos que deseja apagar com o valor [DELETE]. Com isso, o campo ficará com um valor vazio.

Exemplo: Removendo os líderes de um usuário

OBSERVAÇÃO: Só é possível apagar o username de um usuário se esse usuário tiver um e-mail cadastrado na plataforma. Só é possível apagar o e-mail de um usuário se esse usuário tiver um username cadastrado na plataforma.

Ações diferentes no mesmo CSV

É possível fazer diferentes ações dentro de um mesmo CSV, como no exemplo abaixo:

Neste exemplo, criamos dois usuários (um com username, outro com e-mail), convidamos um para criar uma conta no ambiente, mudamos informações de mais trˆês (um o nome, outro o e-mail e a senha de um último).

Adicionar um metadado (exclusivo para clientes com Looker Premium)

Neste caso, é necessário utilizar a ação OVERWRITE com o identificador único dos usuários e os campos que deseja adicionar como metadado. Todo campo colocado com um nome diferente dos padrões aceitos pelo Skore no header será criado como um metadado.

Exemplo adicionando o metadado 'localizacao'
Todo campo criado como metadado será criado como um campo no ambiente como um todo, ou seja, será uma nova coluna para todos os usuários do ambiente, independentemente de estar preenchida ou não.

Importando o arquivo CSV

Uma vez que o arquivo CSV estiver pronto, basta importá-lo para o Skore:

  1. Acesse Configurações > Convites;
  2. Clique em opções no canto superior direito e selecione importar csv;
  3. Se você não tiver montado o seu CSV ainda, você pode abrir o arquivo de exemplo, aqui;
    Ah, você não precisa utilizar todas as colunas desse arquivo, ok? Por exemplo, as colunas metadata1, metadata2 e metadataN são só exemplos para metadados, mas utilize os termos que forem adequados para a sua empresa, ok?
  4. Localize o arquivo *.csv em seu diretório local e faça o upload dele;
  5. Pronto! Agora é só aguardar o processamento do seu arquivo e o envio do e-mail com o resultado. O processamento de muitos usuários pode demorar um pouquinho, então tenha um pouco de paciência, ok?

E-mail com o resultado do processamento

Toda vez que você administrador importar um CSV no Skore, você receberá um e-mail com o resultado do processamento.

Nesse e-mail, é discriminado quantos usuários foram criados, atualizados e/ou convidados com sucesso. Além disso, é apresentado o número de usuários que não foram criados, atualizados ou convidados por apresentarem alguma falha no preenchimento do CSV.

Quando houver algum registro com falha, será enviado em anexo um arquivo CSV com as linhas que não foram processadas e quais os erros encontrados em cada uma delas.

Assista aqui aos nossos vídeos sobre a gestão de usuários via CSV e, se tiver qualquer dúvida, entre em contato com a gente, pelo canal support@skore.io.

Tutorial em vídeo


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